Nov 21

Hace poco entre a trabajar en una emrpesa que a nivel de reportes, consultas y estadísticas, funcionaba casi íntegramente con Excel. Al principio me pareció un enorme desaprobechamiento de las nuevas tecnologías modernas de reportes y Bussiness Intelligence, però al final le cogi un poco de cariño al Excel. Está claro que cada programa sirve para lo que tiene que servir, y excel no es ni una base de datos, ni una herramienta para hacer reportes. Pero tiene una flexibilidad que lo hace tremendamente útil en muchas de ocasiones.

Una de las cosas que aprendí en esta empresa, (curiosamente me la tuvo que enseñar un usuario que había hecho un cursillo avanzado) fué a utilizar las tablas dinámicas. Esta herramienta, permite con una facilidad y rapidez extrema, cruzar datos y mostrarlos de forma bastante libre sin tener que saber mucho de Bases de Datos.

Para que sirven?
Si dicen que una imagen vale mas que mil palabras, yo también diría que un ejemplo val mas que un montón de explicaciones, así que voy a empezar por ahí.

Pongamos que tenemos una empresa que venda ropa. Tenemos un seguido de líneas de venta que muestran los artículos vendidos, sus precios, etc… (Fig.1).

Fig.1

Fig.1

Estos datos són muy difíciles de explotar tal y como están, y sería mucho mas difícil si tubiéramos centenares o miles de líneas de venta. Una explotación possible de estos datos, podría ser la de ver la cantidad que hemos vendido de cada producto y que importe nos han repercutido sus ventas. Que os parece la fig.2?

Fig.2

Fig.2

A simple vista podemos ver que el artículo mas vendido es la Camiseta, sobretodo de la talla M, aunque hemos obtenido mas ingresos de la venta de camisas y pantalones. Pues a los que os guste este resumen, debéis saber que he tardado 10 segundos en realizarlo. Si resulta que quiero ver una estadística sobre las tallas, en 5 segundos mas puedo hacer la tabla de la izquierda de la fig.3 y ver en un momento que la talla L y la M se han vendido igual, 19 veces o que en lo que a la talla XL se refiere, se venden sobretodo gorros. En un ratito mas, puedo ver a que precios mínimos y máximos se han vendido los productos, etc. (fig.3)

Fig.3

Fig.3

En definitiva, en las T.D., hay tres zonas donde podemos meter los campos de tabla que tenemos. FILA, COLUMNA y DATOS. Las dos primeras son equivalentes, y sireven para poderle dar dos dimensiones a los datos, en este ejemplo solamente usamos una dimensión por lo que ni tan siquiera explicaré que significa el término dimensión por ahora :P. Lo importante es que cuando metes allí un campo (en FILAS por ejemplo) esté se agrupa y se ordena automáticamente. Si metes dos campos, los de mas a la derecha se agrupan también entre ellos ya su vez entre los campos de mas a la izquierda. Si os fijáis en la Fig.2, de cada producto, nos pone las tallas de las que hay ventas y ninguna mas. Es decir, del producto Camisa, hay ventas de L,M y S, pero no de XL. Automáticamente nos ha agrupado todas las camisas L, las camisas M, etc.. en una sola línea para cada combinación posible.
Luego, en la parte de DATOS de la tabla dinámica, decidiremos qué datos deseamos “combinar” para estas agrupaciones. Lo mas común es poner campos numéricos, que se puedan sumar, hacer promedios, etc. De esta forma para cada una de las FILAS, tu decides como muestras los datos numéricos, en el ejemplo, como una suma de todas las cantidades y precios. 

Como se hace esto?
Bajaros este Excel para poder partir de la misma base. 

  1. Lo primero de todo es mostrar la barra de herramientas de “Tabla Dinámica” para Excel. En general, esto es muy útil para hacer cualquier cosa con office: mostrar la barra de herramientas específica. Se hace así: VER>BARRAS DE HERRAMIENTAS>TABLA DINÁMICA. 
  2. Luego, estando de cara a los datos y teniendo seleccionada cualquier celda de la tabla de datos, se le tiene que dar al botón TABLA DINÁMICA>ASISTENTE PARA TABLAS DINÁMICAS.
  3. Tenemos que marcar las opciones “lista o base de datos Microsoft Office Excel” y “Tabla dinámica” y siguiente.
  4. Automáticamente nos seleccionará los datos correctos, pero si no fuera así deberíamos selecionarlos nosotros mismos. Siguiente.
  5. Lugo le daremos al botón “diseño” y vamos a realizar la combinación que queramos.
    1. A la derecha tenemos los campos de nuetra tabla, que los tenemos que ir arrastrando hacia su destino. En nuestro caso arrastraremos el campo producto al apartado FILA, y luego el campo talla también en FILA justo debajo de producto.
    2. Arrastramos también los campos cantidad y precio a la sección DATOS. Verás que cuando lo haces, el campo se te pone como “suma de cantidad” o “suma de precio”. Como hemos comentado antes, necesitas agrupar estos datos por lo que debes ponerle una función de agrupación. Si el dato es numérico, te pone la suma por defecto, pero puedes cambiarlo si te hace falta como se explica en el siguiente punto.  
    3. Dándole doble-clik en los campos que hemos añadido, se pueden modificar varias cosas:
      1. En los campos de FILA, podemos cambiar los totales que saldrán por cada agrupación (y que cálculo harán para totalizar)
      2. En los campos de datos, se puede cambiar el cálculo que se realiza (suma, promedio)
      3. En todos los campos en que el valor es numérico, hay el botón “número” que sirve para poder modificar el formato.
    4. Nosotros, solamente daremos doble-click en “suma de precio” y “suma de cantidad” para modificar el formato. Le damos a “número…” y seleccionamos moneda.
  6. Ya lo tenemos. Le damos a finalizar y podemos ver como ha quedado. En cualquier momento podemos seleccionar la T.D., dárle al botón del asistente y modificar lo que queramos.

(…)

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